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Ohne Schnickschnack
Keine überladenen Menüs und keine Funktionen, die niemand braucht. Neue Helfer finden sich in Minuten zurecht.
Produkt
Feriencamp-Verwaltung
Anmeldung, Platzvergabe, Rechnungen und Teilnehmerlisten für Vereinscamps – in einem schlanken System.
Weniger Tabellen, weniger Nachfassen, mehr Zeit für den Sport: Eltern melden ihre Kinder online an, das System vergibt die Plätze, verschickt die Rechnung und hält Teilnehmerlisten, Trikotgrößen und Finanzen aktuell.
Hintergrund
Aus dem Vereinsalltag entstanden
Feriencamps, Trainingslager und Vereinsturniere leben vom Ehrenamt. Wer sie organisiert, jongliert nebenbei mit Anmeldeformularen, Excel-Listen, Überweisungen und Wartelisten – meist abends und am Wochenende. Für ein eigenes digitales System fehlen Zeit und Budget, und die fertigen Lösungen am Markt sind oft teuer und auf andere Abläufe zugeschnitten.
Wir kennen diese Situation aus erster Hand: aus mehr als zehn Jahren ehrenamtlicher Arbeit in Sportvereinen und aus fast fünf Jahren Organisation von Fußballcamps. Aus dieser Praxis ist die Feriencamp-Verwaltung entstanden – gebaut für die Abläufe, die Vereine wirklich haben, und für die Menschen, die sie in ihrer Freizeit stemmen.
- 10+ Jahre Ehrenamt im Sportverein
- fast 5 Jahre Organisation von Fußballcamps
- 1 System statt Formular, Tabelle und Rechnungsvorlage
Ablauf
So läuft eine Anmeldung ab
- Schritt 01
Online anmelden
Eltern füllen das Formular am Handy oder am Rechner aus, auch für mehrere Kinder auf einmal. Passende Angebote erscheinen automatisch nach Jahrgang.
- Schritt 02
Platz oder Warteliste
Das System prüft freie Plätze sofort. Ist ein Angebot voll, landet das Kind automatisch auf der Warteliste und die Familie wird per E-Mail informiert.
- Schritt 03
Rechnung per E-Mail
Bei freiem Platz geht die Rechnung als PDF direkt vom Verein raus – mit QR-Code für die Überweisung per Banking-App.
- Schritt 04
Camp vorbereiten
Teilnehmerlisten, Trainingsgruppen, Trikotgrößen und Finanzen stehen jederzeit aktuell in der Verwaltung bereit.
Funktionen
Alles, was ein Camp braucht – und nichts darüber hinaus
Die Feriencamp-Verwaltung konzentriert sich auf die Aufgaben, die vor, während und nach einer Veranstaltung wirklich anfallen.
-
Anmeldeformular für Eltern
Mobil optimiert, beliebig viele Kinder pro Anmeldung, Kleidergröße und Hinweise zu Allergien oder Medikamenten je Kind. Per iFrame auf jeder Vereinswebsite einbindbar.
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Plätze, Jahrgänge, Anmeldeschluss
Für jedes Angebot legen Sie Platzzahl, erlaubte Jahrgänge und auf Wunsch einen Anmeldeschluss fest. Das Formular zeigt nur, was zum Kind passt.
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Warteliste mit Nachrücken
Volle Angebote führen automatisch eine Warteliste. Die Reihenfolge ist änderbar, ein Klick lässt ein Kind nachrücken – die Rechnung folgt automatisch.
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Rechnungen mit QR-Code
PDF-Rechnungen mit eigenem Nummernkreis, Absender und Bankverbindung des Vereins sowie GiroCode zum Scannen. Jede Rechnung bleibt abrufbar.
-
Zahlungen im Blick
Zahlungseingänge markieren, offene und überfällige Rechnungen sofort erkennen, Summen für berechnet, bezahlt und offen auf einen Blick.
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Übersicht und Finanzen
Einnahmen, Ausgaben und erwarteter Gewinn je Verein, Sponsoring und Kosten erfassen, Tage bis zum Camp im Blick.
-
Teilnehmerlisten und Trainingsgruppen
Druckfertige PDF-Listen für Anwesenheit und Ausrüstungsausgabe. Trainingsgruppen werden nach Jahrgang automatisch eingeteilt und lassen sich anpassen.
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Trikotbestellung nach Größen
Die Verwaltung zählt alle Größen automatisch zusammen – auch für Kinder, die an mehreren Camps teilnehmen.
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Team-Zugänge und Protokoll
Persönliche Zugänge für alle Helferinnen und Helfer. Ein Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat; Listen lassen sich als CSV exportieren.
Multi-Mandanten
Gemeinsam organisieren, fair abrechnen
Viele Camps entstehen als Kooperation zweier oder mehrerer Vereine. Die Multi-Mandanten-Version bildet genau das ab: Jeder Verein behält eigene Angebote, eigene Rechnungen und eigenen Absender, während Teilnehmer, Kosten und Einnahmen gemeinsam verwaltet werden. Gemeinsame Ausgaben verteilt das System wahlweise hälftig, nach Teilnehmerzahl, nach eigenem Schlüssel oder nach Menge – auf den Cent genau.
Gemeinsame Ausgaben verteilen:
- hälftig
- nach Teilnehmerzahl
- nach eigenem Schlüssel
- nach Menge
Prinzip
Bewusst schlank
02
Passt zu Vereinsabläufen
Überweisung statt Zahlungsdienstleister, Einzelfälle per Markierung statt komplizierter Rabattlogik, Entscheidungen bleiben beim Verein.
03
Ihre Daten, Ihr Server
Mit der Lizenz läuft das System auf Ihrem eigenen Webspace. Keine Werbung, kein Tracking.
Pakete
Preise
Einmal kaufen und selbst betreiben – oder bequem bei uns hosten lassen.
Beispielpreise
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Basis
Für einen Verein, auf Ihrem eigenen Webspace.
200 € einmalig
- Kompletter Quellcode als fertige Version
- Installation auf Ihrem Webspace, ähnlich einfach wie bei WordPress
- Verwaltung für einen Verein
- Alle Funktionen: Formular, Warteliste, Rechnungen, Listen, Finanzen
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Für Kooperationen
Multi-Mandanten
Für Camps, die mehrere Vereine gemeinsam ausrichten.
300 € einmalig
- Alles aus der Basis-Version
- Zwei oder mehr Vereine in einem System
- Eigene Angebote, Rechnungen und Absender je Verein
- Gemeinsame Teilnehmer, Kosten und Einnahmen mit fairer Aufteilung
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Hosting-Paket
Wir betreiben das System für Sie.
15 € pro Monat
- Betrieb auf unserem Server, keine eigene Technik nötig
- Eigene Subdomain für Ihren Verein
- Anmeldeformular per iFrame auf jeder Website einbindbar
- Verwaltung läuft bei uns, Sie melden sich einfach an
- Mindestlaufzeit 6 Monate, danach monatlich kündbar
Beispielpreise für die Demo. Verbindliche Konditionen auf Anfrage.
Welche Voraussetzungen braucht mein Webspace?
Ein üblicher Webspace mit PHP und einer MySQL-Datenbank genügt, wie ihn die meisten Vereine ohnehin für ihre Website nutzen. Ohne eigenen Webspace bietet sich das Hosting-Paket an.
Können Eltern mehrere Kinder auf einmal anmelden?
Ja. Pro Anmeldung lassen sich mehrere Kinder erfassen, für jedes Kind werden nur die Angebote angezeigt, die zum Jahrgang passen.
Wie bezahlen die Eltern?
Per Überweisung. Die Rechnung enthält einen QR-Code, den Banking-Apps direkt einlesen. Den Zahlungseingang markieren Sie mit einem Klick.
Lässt sich das Formular in unsere Vereinsseite einbauen?
Ja, das Anmeldeformular kann per iFrame auf beliebigen Seiten eingebunden werden, auch auf den Seiten mehrerer Vereine.
Ist das System nur für Feriencamps?
Nein. Es eignet sich für alle Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern und begrenzten Plätzen, etwa Trainingslager, Turniere oder Kurse.
Kontakt
Sie planen ein Camp?
Wir zeigen Ihnen die Feriencamp-Verwaltung gern in einem kurzen Termin und beraten Sie, welche Variante zu Ihrem Verein passt.